A continuación hay una serie de preguntas acerca de la ley de archivo 594 del 2000 en donde podrás contestar todas esas intrigas acerca de cómo se debe archivar de la manera más adecuada y las formas que hay para esto, asi que lee con mucha atención te aseguro que aprenderás mucho sobre esta ley.
1. ¿Cuál es el sistema nacional de archivos?
Rta/
Es el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
2. ¿Quiénes integran el sistema nacional de archivos?
Rta/
· El Archivo General de la Nación.
· Los Archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
· Los Archivos Privados.
3. ¿Que busca el sistema nacional de archivos?
Rta/
Principalmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciara la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilización de la Administración Pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activo, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como parte fundamentales de la memoria colectiva.
4. ¿Quién coordina el sistema nacional de archivos?
Rta/
El Archivo General de la Nación, es quien coordina y orienta el sistema nación de archivos.
5. ¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista de sus jurisdicciones y competencia?
Rta/
Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia se clasifican en:
· Archivo General de la Nación.
· Archivo General del DePartamento.
· Archivo General del Municipio.
· Archivo General del Distrito.
6. ¿Cómo se clasifican los archivos desde el punto de vista territorial?
Rta/
Desde el punto de vista Territorial, se clasifican en:
· Archivos de Entidades del Orden Nacional.
· Archivos de Entidades del Orden Departamental.
· Archivos de Entidades del Orden Distrital.
· Archivos de Entidades del Orden Metropolitano.
· Archivos de Entidades del Orden Municipal.
· Archivos de Entidades del Orden Local.
· Archivos de las nueva entidades territoriales que se creen por la ley.
· Archivos de territorios Indígenas, que se crearan cuando la ley los desarrolle,
7. ¿Cómo se clasifican los archivos según la organización del estado?
Rta/
· Archivos de la Rama Ejecutiva.
· Archivos de la Rama Legislativa.
· Archivos de la Rama Judicial.
· Archivos de los Organismos de Control.
· Archivos de los Organismos Autónomos.
8. ¿Quién está obligado a la creación, organización preservación y control de los archivos y bajo que principios?
Rta/
En el artículo 11 de esta la ley 594, actualmente estudiada por los estudiantes del grado décimo se consagra lo siguiente.
“obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden origina, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
9. ¿Quién será el responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos?
Rta/
Contemplado en el artículo 12 de la siguiente manera “Responsabilidad. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
10. ¿Qué dice acerca de las instalaciones para los archivos?
Rta/
La Administración Pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
11. ¿Qué dice acerca de la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos?
Rta/
Art. 14
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad de estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de servicio público, no son susceptibles de enajenación.
PARAGRAFO 1. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2 Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica o idoneidad.
PARAGRAFO 3 El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presenten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía, y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
12. ¿Cuál es la responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos?
Rta/
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidad.
13. ¿Cuáles son las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas?
Rta/
Art. 16 obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de la prestación de los servicios archivísticos.
14. ¿Bajo qué principios y normas deberán trabajar los funcionarios del archivo.
Rta/
Art 17 Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivos trabajaran sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
15. ¿Qué dice acerca de la capacitación para los funcionarios de archivo?
Rta/
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivos en programas y áreas relacionadas con su labor.
PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación, propiciara y apoyara programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativos.
16. ¿Qué dice el parágrafo 1 y 2 de soporte documental Art. 19?
Rta/
PARAGRAFO 1: Los documentos reproducidos por los citados medios, gozaran de validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARAGRAFO 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
17. ¿Qué pasa con los archivos de las entidades públicas que se suprimían, se fusionen o se privaticen?
Rta/
Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARAGRAFO: Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
18. ¿Qué dice acerca de los programas de gestión documental?
Rta/
Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requerimientos exigidos por las leyes procesales.
19. ¿Cuáles procesos comprende gestión de documentos dentro del concepto de archivo total?
Rta/
La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
20. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos ¿Cómo se clasifican los archivos?
Rta/
· ARCHIVO DE GESTION: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
· ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
· ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
21. ¿Qué dice acerca de la obligatoriedad de las tablas de retención?
Rta/
Será obligatorio para las entidades del Estado elabora y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
22. ¿Qué dice acerca de los documentos contables, notariales y otros?
Rta/
El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicable, reglamentaran lo relacionado con los tiempo de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentara lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
23. ¿Qué dice acerca de inventario documental?
Rta/
Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
24. ¿Qué dice el artículo 27 acerca del acceso y consulta de documentos?
Rta/
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la ley o la Constitución.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y además derechos consagrados en la Constitución y las Leyes.
25. ¿Qué dice sobre la cesación de la reserva legal de cualquier documento?
Rta/
La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
26. ¿Qué paso cuando los documentos históricos presenta deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo?
Rta/
Las instituciones suministraran la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad llegado el caso.
27. ¿Quién, mediante qué razón y durante cuánto tiempo se puede dar salida a los documentos administrativos?
Rta/
Solo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
28. ¿Quién, mediante qué razón y durante cuánto tiempo y bajo que términos se puede dar salida a documentos históricos?
Rta/
En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
· Motivos Legales.
· Procesos Técnicos
· Exposiciones Culturales.
29. ¿Quién, porque y para que podrá adelantar visitas de inspección?
Rta/
El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
30. ¿En caso de advertir cualquier irregularidad que sucede?
Rta/
Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
31. ¿Cuál es el órgano competente para realizar el control y la vigilancia?
Rta/
Archivo General de la Nación teniendo en cuenta lo establecido por la Ley.
32. ¿Quién y bajo que norma fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación organización y trasferencia conservación y servicios de los archivos públicos’
Rta/
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8 de la constitución política, el Archivo General de la Nación fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
